Asistan Nedir? Asistan Ne İş Yapar?
2021

Asistan Nedir? Asistan Ne İş Yapar?


Asistan nedir, ne iş yapar gibi sorulara bu içeriğimize yanıt bulacağağız. Hizmet sunduğu kurum, kuruluş ya da büro içerisindeki organizasyonu sağlanmasında aktif rol alan Asistan, en fazla aranan meslek grupları arasında yer alır. Türkiye’de de en fazla tercih edilen meslek gruplarının başında gelen asistanlık hakkında tüm bilgileri sizler için hazırladık. Asistan nedir, asistan ne iş yapar gibi soruların cevaplarını birlikte inceleyelim.

Asistan Nedir?

Asistan, çeşitli idari görevleri ve büro sorumluluklarını yerine getirmekle yükümlü olan meslek grubuna verilen genel isimdir. Asistanın genel görevleri arasında; yöneticiler ve çalışanlara destek sağlamak, gündelik ofis ihtiyaçlarına yardımcı olmak ve çalıştığı şirketin genel idari faaliyetlerini yönetmek bulunmaktadır. Özel ve devlet kurumlarında görevlendirilen asistanlık mesleği, yer aldığı kurumun işleyişine göre görev çeşitliliği değişiklik gösterir. Profesyonel bir meslek grubu olan asistanlık, mutlaka asistanlık eğitimi alınarak yapılmalıdır.

Asistan Ne İş Yapar?

Asistan nedir sorusuna yanıt bulduk, şimdi asistan ne iş yapar sorusuna yanıt bulalım. Günlük ofis işlerinin organizasyonunu üstlenen asistan, gelen çağrılar ile birlikte yöneticilerin programları ve günlük çalışmalarına destek sunar. Hizmet sunduğu kurum, kuruluş ya da şirketler içerisinde iletişimin sağlanmasında da aktif görev alan asistan, idari faaliyetleri çalışanlara aktarır. Üst kademe ile çalışanlar arasında köprü vazifesi üstlenen asistan, işleyişi sürekli olarak takip eder. Planlama ve sürece ilişkin düzenlemeleri yaparak kurum içerisinde kendisine verilen sorumluluk alanlarında çalışmalarını sürdüren asistan, özellikle bağlı bulunduğu yöneticilerin hizmetlerine destek sunar. Kurum içi yazışmalarla birlikte yöneticilerin çalışmalarına özel yazışma ve toplantı kayıtlarını da yöneten asistan; insan kaynakları, pazarlama, muhasebe gibi birimler ile de doğrudan iletişim kurar.

Günümüzde değişen örgütsel yapı formu içerisinde şekillenen çevresel düzenleme ve gereklilikleri yerine getiren asistan, bir büronun her şeyi ile ilgilenir. Randevu programlarını organize ederek yöneticinin günlük çalışma takvimini oluşturan asistan, bu takvimin işleyişinde de bizzat sorumluluk üstlenir. Düzenli raporlamalar ile hem kişi listelerini hem de günlük akışı kayıt altına alan asistan, ileriye dönük planlamalarda da bu raporlardan faydalanır. Yönetici ofisinin prosedür ve politikasını da belirleyen asistanlar, güncel yaklaşımlar ile çalışma alanını ve şeklini sürekli olarak yeniler. Araç - gereç ihtiyaçlarının belirlenmesinde sorumluluk üstlenen asistan, temin edilmesi materyallerin eksiksiz olarak edinilmesini sağlar.

Hem müşteriler ile hem de yönetici kadronun görüşmelerinde ilk muhatap olarak gerekli evrak ya da belgelerin oluşturulmasından sorumlu olan asistan, kıdemli idari asistanlar ile de iş birliği içerisinde çalışmalarını sürdürür. Gerekli durumlarda konaklama ve seyahat rezervasyon işlemlerini bizzat gerçekleştiren asistan, bu süre boyunca gerektiğinde yöneticiler ile birlikte seyahat eder. Kongre, sempozyum, seminer, konferans, çalıştay ya da kurum içi toplantılarda yöneticileri asiste etme görevi üstlenen asistanlar, gerekli bildirimlerin ilgili birimlere aktarılmasını sağlar. Günümüzde tüm sektörlerde yönetici asistanları görev alırken freelance çalışma sistemi ile birlikte kişisel asistanlık da en fazla tercih edilen çalışma alanlarından bir tanesidir. Günlük kişisel işlerin organize edilmesiyle birlikte bireylerin sorumluluk ya da çalışma alanına ilişkin gerekli düzenlemeleri yapan kişisel asistan hem uzaktan hem de bireylerle birlikte çalışır.

İyi bir asistandan ilk beklenilen, temsil etme yeteneğidir. Hizmet sunduğu kurum, kuruluş ya da kişilerin ilk temsilcisi olarak görülen asistan, bağlı bulunduğu organizasyonun imajına değer katabilmelidir. İyi bir asistandan beklenen bir diğer özellik ise ikna etme yeteneğidir. Organizasyon içerisinde meydana gelebilecek anlaşmazlıklara doğal ve kalıcı çözümler üreten asistan, tarafların birbirlerini net bir biçimde anlayabilmesi için gerekli görüşmeleri yürütür. 

Asistanın Özellikleri Neler Olmalı?

Doğru karar verme yeteceğine sahip olması asistanların bir adım öne çıkmalarını sağlayan özellikleri arasındadır. Yönetimde oluşabilecek muhtemel kararsızlıkların yaratacağı kaos ortamının engellenmesi, güven duygusunun gelişmesinde etkili olacaktır. Asistanın sahip olduğu problem çözme becerisi, organizasyonun karşılaşabileceği her türlü aksaklığa karşı sürekli olarak hazırlıklı olmasını sağlar. Aksayan yönlerin hızla tespit edilerek gerekli müdahalelerin yapılmasını kolaylaştıran bu özellik, asistanların çalışma yaşamında kilit rollerden birisini üstlendiğinin de kanıtıdır. 

İnisiyatif kullanarak gerekli durumlarda hızla aksiyon alması beklenen yönetici asistanları, risk almaları halinde tüm süreci kurumun vizyon ve misyonu doğrultusunda yönetebilmelidir. Hızlı okuma ve büro otomasyon sistemlerine hakim olması gereken asistan, tüm işlemleri kısa sürede gerekli evraklar haline dönüştürerek arşivleyebilmelidir. Günümüzde yöneticiler genellikle bir ya da daha fazla yabancı dil bilgisi olan asistanlar ile çalışmayı tercih eder. Bu alanda kendisini sürekli olarak geliştiren asistanlar, iş görüşmelerinde rakiplerinden her zaman bir adım daha öncedir. 

 

 

Yazı Değerlendirmesi : 0 Puan
Toplam : 0 Yorum

  • %0
  • %0
  • %0
  • %0
  • %0
0

    Yazı Puanı

    Yazı Değerlendirmesi : 0
    Toplam : 0 Yorum

    • %0
    • %0
    • %0
    • %0
    • %0

    {{dil.yorumlar}}

    {{yrm.yazar}}

    {{yrm.baslik}}

    {{yrm.yorum}}

    BOĞAZİÇİ ENSTİTÜ :{{yrm.cevap}}




    {{dil.yorum_ekle}}

    • {{dil.oylama_sorusu}}